Janakkalan seurakunnan asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Asiakirjajulkisuuskuvaus on osa seurakunnan tiedonhallintalain toteutusta. Se on tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukainen kuvaus seurakunnan tiedoista ja asiakirjoista.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Janakkalan seurakunnan asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on myös yksi tavoista avustaa muun muassa seurakunnan jäseniä kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Tietopalvelu ja tietojen luovutus

Jokaisella on julkisuuslain mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Seurakunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt kohdistetaan seurakuntatoimistoon mieluiten sähköpostitse.

sähköpostiosoite: janakkalan.seurakunta@evl.fi
puhelin: 03 656 950 (ma, ti, to ja pe klo 9–13)
käyntiosoite: Juttilantie 2, 14200 TURENKI (avoinna ma, ti, to ja pe klo 9–13)

Jäsenrekisteriin sekä kirkollisten toimitusten rekisteröintiin liittyvät tietopyynnöt osoitetaan aluekeskusrekisterille:

sähköpostiosoite: keskusrekisteri.tampere@evl.fi
puhelin: 03 2190 700 (arkisin 9–15)
käyntiosoite: Seurakuntien talo, Näsilinnankatu 26, Tampere, avoinna arkisin klo 9–15

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia ja toimittaa vapaamuotoisena paperilla tai sähköpostitse tai esittää suullisesti. Suosittelemme asiointia sähköpostitse.

Viranomainen voi harkintansa mukaan antaa tiedon asiakirjasta, joka ei vielä ole julkinen.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus ja todennettava henkilöllisyytensä. Seurakunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi. Tietopyynnöstä ja asiakirjan tyypistä riippuen tiedot voidaan luovuttaa joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Tietopyynnön epääminen

Jos tietopyyntöön ei voida suostua, tietoa pyytävälle on:

ilmoitettava kieltäytymisen syy
tiedusteltava, haluaako pyytäjä asiasta muutoksenhakukelpoisen hallintopäätöksen
annettava tieto käsittelystä perittävistä maksuista.

Kielteinen päätös on perusteltava asiakirjakohtaisesti.

Seurakunnan tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu seurakunnan verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Seurakunnan asiarekisteri ja arkisto

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan seurakunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asian käsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Lisäksi palveluja tuotettaessa syntyvä tietoaineisto ja asiakirjat talletetaan asiarekisteriin.

Asiarekisterillä tarkoitetaan seurakunnan käytössä olevaa asianhallintajärjestelmää. Janakkalan seurakunta ylläpitää sähköistä asiarekisteriä asianhallintajärjestelmä Dynastyssa 1.1.2024 alkaen. Asiarekisteriin kirjataan päätökset valmisteluineen ja virallinen kirjeenvaihto.

Seurakunnan toimintaan liittyvät paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa arkistotiloissa, joihin on rajoitettu pääsy. Arkisto sijaitsee seurakuntatoimistossa. Vanhin aineisto (1850-luku ja vanhempi) on luovutettu Kansallisarkistoon.

Alle on kuvattu seurakunnan muut tietovarannot sekä niihin liittyvät tietojärjestelmät:

Hallinnon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus on hallintoasioihin liittyvä asiankäsittely. Seurakunnan hallintoon liittyviä päätöksiä tekevät kirkkovaltuusto, kirkkoneuvosto ja viranhaltijat.

Seurakunnassa käsiteltäviin ja käsiteltävänä olleisiin asioihin liittyviä asiakirjoja ja käsittelytietoja talletetaan Dynasty-asianhallintajärjestelmään. Talletettavia tietoja ovat muun muassa tiedot asian vireille saattamisesta, vireille saattajasta, asiakirjan saapumis- tai laatimispäivästä, asian laadusta sekä seurakunnan päätöksenteosta ja ratkaisusta.

Asianhallinnasta tietoja voi hakea monipuolisesti, esimerkiksi asian tai asiakirjan otsikolla, tekstisisällöstä vapaasanahauin, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärä- ja tunnistetiedoilla.

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus on henkilöstöhallintoon liittyvä asiankäsittely. Siihen kuuluu muun muassa:

henkilöstöasioiden ohjaus ja henkilöstöpolitiikka
virka- ja työehtosopimusasiat
palvelussuhdeasiat (rekrytointi, palvelussuhteen aikainen asiankäsittely)
osaamisen kehittäminen ja työhyvinvointi.

Henkilöstöhallinnon palvelussuhdetietojärjestelmänä käytetään Populusta, jonka ylläpidosta vastaa Kirkkohallitus.

Taloushallinnon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus on taloushallintoon liittyvä asiankäsittely. SAP- järjestelmän rekisteri sisältää tiedot seurakunnan rahaliikenteestä, laskutusasiakkaista, toimittajista ja matkalaskujen toimittajista eli tekijöistä. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa mm. asiakkaan/toimittajan nimellä tai osoitteella.

Kiinteistöjen ja irtaimiston tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus on kiinteistöjen ja irtaimen omaisuuden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Kohderekisteri Basikseen on talletettu tiedot seurakunnan omistamista rakennuksista ja toimitiloista, tonteista, metsäpalstoista ja vesialueista sekä arvoesineistä eli kiinteästä ja irtaimesta kulttuuriperinnöstä. Kohteen perustietojen lisäksi Basikseen on tallennettu kohteen suojelutiedot, korjaushistoria ja rakennuslupatiedot, tiedot rakennuksen LVI-tekniikasta sekä mm. sähkön ja veden kulutustiedot. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa mm. rakennuksen nimi- tai käyttötarkoitustiedoilla ja kiinteistö- ja rakennustunnuksilla.

Hautausmaiden tietovaranto

Hautausmaiden tietovaranto käsittää haudattavien ja haudan haltijan tiedot ja hautaan liittyvät tiedot. Tiedot säilytetään Status Premiumissa (Kirkkohallitus/CGI), johon tallennetaan, hauta-, hautaus- ja hoitolaskutus. Tietojärjestelmässä useita eri hakutoimintoja. Hautakartta (Geometrix) hakee tiedot Status Premiumista ja kohdistaa vainajan sijaintitiedot hautausmaalla oikeaan hautaan. Hautakartta.fi (Geometrix) palvelu mahdollistaa Janakkalan seurakunnan hautausmaahan haudattujen julkisten tietojen haun.

Jäsenrekisterin tietovaranto

Jäsenrekisterin tietovarannosta huolehtii aluerekisterikeskus, jolle sitä koskevat tietopyynnöt ohjataan. Seurakuntien jäsenrekisteriä ylläpidetään Kirjurissa, josta vastaa Kirkkohallitus (Kirkkohallitus, Kirjuri lokirekisteri - evl.fi).

Varausten ja toiminnan tietovaranto

Tiloihin ja henkilökuntaan tehdään varaukset Katrina-järjestelmässä, johon tallennetaan tilaisuuksien järjestämiseen tarvittavaa tietoa. Tietojärjestelmässä on useita eri hakutoimintoja. Järjestelmään tehdään myös ilmoittautumiset seurakunnan toimintaan.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietovarannoista ei ole saatavissa tietoja avoimesti teknisen rajapinnan kautta.

Seurakunnan verkkosivut

Janakkalan seurakunnan verkkosivujen osoite on https://www.janakkalanseurakunta.fi/. Tarkemmat yhteystiedot ovat välilehdellä Info ja asiointi ja kohdassa Päätöksenteko julkaistaan toimielinten esityslistoja, pöytäkirjoja ja 1.7.2023 lukien viranhaltijapäätöksiä.

Seurakunnan verkkosivuilla on tietoa seurakunnan eri asiointi- ja palvelutoiminnoista ja niillä toteutetaan seurakunnan tietopalvelua monin eri tavoin. Tämän kappaleen alle on kerätty luettelo keskeisistä palveluista ja linkit niiden omille verkkosivuille.